Con el REPSE México cerró en 2021 la puerta al outsourcing de personal: solo se pueden subcontratar servicios u obras especializadas ajenos al objeto social y a la actividad principal del cliente, con un contratista inscrito en el padrón de la STPS. El registro se pide con e.firma y se renueva cada tres años.
Si tienes una empresa de limpieza, vigilancia, mantenimiento o sistemas y tu personal trabaja en las instalaciones de tus clientes, esta página es para ti. También lo es si estás del otro lado, contratando a ese proveedor: la ley te hace responsable solidario de sus trabajadores y condiciona tus deducciones a que revises papeles concretos cada mes. Todo lo que sigue está tomado de la Ley Federal del Trabajo, de las leyes fiscales y de seguridad social vigentes y de la guía oficial del portal REPSE.
Qué prohibió la reforma de 2021 y qué sigue siendo legal
La reforma publicada en el DOF el 23 de abril de 2021 reescribió los artículos 12 a 15 de la Ley Federal del Trabajo. El artículo 12 prohíbe la subcontratación de personal, que define como el caso en que una persona física o moral proporciona o pone a disposición trabajadores propios en beneficio de otra. Es el esquema clásico de outsourcing: una empresa contrata a la gente en papel y otra la dirige y se beneficia de su trabajo.
Lo que sigue permitido está en el artículo 13: la subcontratación de servicios especializados o de obras especializadas, siempre que se cumplan dos condiciones a la vez. La primera, que el servicio no forme parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de quien lo recibe. La segunda, que el contratista esté registrado en el padrón público del artículo 15, que es el REPSE.
Un hospital puede contratar la vigilancia de su estacionamiento con una empresa de seguridad registrada. Lo que no puede hacer es que otra empresa le “preste” a sus enfermeras, porque la atención médica es justo su actividad principal.
Las agencias de colocación quedaron fuera de la prohibición, con un matiz importante: pueden reclutar, seleccionar, entrenar y capacitar, pero no son el patrón. Según el mismo artículo 12, el carácter de patrón lo tiene quien se beneficia de los servicios.
Los servicios complementarios o compartidos entre empresas de un mismo grupo empresarial también cuentan como especializados si no forman parte del objeto social ni de la actividad preponderante de la empresa que los recibe. El grupo empresarial se entiende en los términos de la Ley del Mercado de Valores.
¿Quién tiene que inscribirse en el REPSE?
Deben inscribirse las personas físicas o morales que, para prestar un servicio o ejecutar una obra, ponen trabajadores propios a disposición de un tercero. La guía de la STPS concreta esa idea: hay puesta a disposición cuando uno o varios trabajadores hacen sus labores en un espacio o centro de trabajo del contratante, o bajo su administración o responsabilidad, de manera permanente, indefinida o periódica. También se inscriben las empresas que prestan servicios complementarios o compartidos dentro de su propio grupo.
Con ese criterio, un despacho contable que lleva la contabilidad de sus clientes desde su propia oficina no pone personal a disposición. Una empresa de limpieza cuyo equipo entra todos los días a las oficinas del cliente, sí. Entre ambos extremos hay casos grises, como el técnico que acude una vez al año a dar mantenimiento a un equipo. En esos casos manda la palabra “periódica” de la definición oficial y conviene revisar cada contrato con un especialista laboral, porque la consecuencia de equivocarse la pagan las dos empresas.
El registro se hace por actividad. La STPS emite un aviso de registro con un número de folio por cada actividad del objeto social (persona moral) o de la constancia de situación fiscal (persona física) que te autoriza. Si después ofreces un servicio nuevo, primero hay que agregarlo al registro con el botón “Actualizar” del portal.
Paso a paso: cómo hacer el registro REPSE ante la STPS
El trámite es en línea, en repse.stps.gob.mx, y el acceso es exclusivamente con e.firma: el archivo .cer, el .key y la contraseña. La e.firma debe ser de la persona física o moral que pide la inscripción, no la del contador ni la del representante a título personal.
- Entra con tu e.firma en “Iniciar Sesión / Registrarse”, revisa el recorrido virtual del sitio, acepta los términos y condiciones y da clic en Iniciar.
- Revisa los datos generales que el sistema carga desde la e.firma y completa los vacíos. El correo y el teléfono que pongas son importantes: la STPS notifica solo por medios electrónicos.
- Valida tus opiniones de cumplimiento del SAT, del IMSS y del INFONAVIT. El portal las consulta en tiempo real; si la consulta automática falla, te deja subirlas. Tienen que ser positivas y vigentes al momento de ingresar la solicitud.
- Solo personas morales: acta y objeto social. Capturas los datos del acta constitutiva o de la asamblea extraordinaria con el objeto social vigente y copias el texto del objeto social sin caracteres especiales como comillas, guiones, arrobas, paréntesis, diagonales o el signo &. Con ellos, el sistema no te deja avanzar.
- Registra tus actividades una por una. Deben coincidir con el objeto social o con tu constancia de situación fiscal. A cada actividad le asignas una categoría y respondes un cuestionario. Si es seguridad privada, eliges “Protección y Seguridad” y el sistema te pedirá el permiso vigente y el de portación de armas, o un escrito bajo protesta de decir verdad de que no usan armas.
- Captura tus registros patronales del IMSS y sube el aviso de registro patronal o la tarjeta de identificación patronal vigente, en PDF de menos de 2 MB.
- Anota tu domicilio fiscal y, en su caso, los domicilios adicionales de tus sucursales.
- Sube la documentación que piden las disposiciones de carácter general de la STPS, en PDF de hasta 2 MB por archivo, y envía.
Revisa todo antes de enviar. La guía oficial advierte que una vez enviada la solicitud no se puede modificar: si hay errores, te llegará una negativa y tendrás que empezar de nuevo.
Al enviar recibes un folio para seguir el estado del trámite. La STPS tiene 20 días hábiles para resolver. Si no lo hace, el artículo 15 de la LFT te permite requerirla para que resuelva en los tres días siguientes; pasado ese plazo sin notificación, el registro se tiene por hecho.
Un tropiezo frecuente es una opinión de cumplimiento que en el portal aparece negativa aunque tú la tengas positiva. La STPS explica que lee la información de las bases del SAT, del IMSS y del INFONAVIT y que no puede modificarla: hay que aclararlo con la institución que emite la opinión y volver a intentar cuando se actualice. Del lado del SAT, qué revisa el sistema y cómo se corrige una negativa está en la guía de la opinión de cumplimiento del SAT.
Obligaciones que vienen después del registro
Tener el folio no cierra el asunto. Estas son las obligaciones que la ley engancha al REPSE, tanto para quien presta el servicio como para quien lo contrata:
| Obligación | Quién | Cuándo | Fundamento |
|---|---|---|---|
| Contrato por escrito con el objeto del servicio y el número aproximado de trabajadores | Contratista y cliente | Antes de prestar el servicio | LFT, art. 14 |
| Renovar el registro | Contratista | Cada tres años, dentro de los tres meses previos al vencimiento | LFT, art. 15 y acuerdo de la STPS (DOF 21/02/2024) |
| Informativa de contratos ante el IMSS (ICSOE) | Contratista | Cada cuatrimestre, a más tardar el 17 de enero, mayo y septiembre | LSS, art. 15 A |
| Informativa de contratos ante el INFONAVIT (SISUB) | Contratista | Mismas fechas: 17 de enero, mayo y septiembre | Ley del INFONAVIT, art. 29 Bis |
| Entregar al cliente copia de CFDI de nómina, pago de retenciones de ISR, cuotas IMSS y aportaciones INFONAVIT | Contratista | Para que el cliente deduzca el pago | LISR, art. 27, fr. V |
| Entregar al cliente la declaración de IVA y el acuse de pago del periodo | Contratista | A más tardar el último día del mes siguiente al pago | LIVA, art. 5, fr. II |
Dos detalles de la renovación que la STPS repite en sus preguntas frecuentes: actualizar el registro durante su vigencia no te libra de renovarlo, y los tres años se cuentan desde la fecha en que quedaste inscrito en el padrón. Si dejas pasar el plazo, el registro se puede cancelar.
El ICSOE se presenta en el sitio del IMSS (imss.gob.mx/icsoe) y el SISUB en el portal del INFONAVIT, en Empleadores, pestaña “Mis obligaciones”. Ambas informativas piden los datos de cada contrato y de los trabajadores asignados, con su CURP, número de seguridad social y salario base, además de copia del registro REPSE.
Si eres tú quien contrata: qué revisar a tu proveedor
La ley carga parte del riesgo en el cliente. Si tu contratista no paga a sus trabajadores, no los inscribe en el IMSS o no cumple con el INFONAVIT, respondes solidariamente por los trabajadores que te prestaron el servicio (LFT, art. 14; LSS, art. 15 A; Ley del INFONAVIT, art. 29 Bis). Por eso conviene revisar estas cosas antes de firmar y cada mes:
- Que esté en el padrón y con la actividad correcta. En el portal, botón “Consultar Padrón”, buscas por razón social, RFC o folio. Si está vigente verás el número de aviso, la vigencia y los servicios autorizados. Si aparece “No se encontraron resultados”, no está registrado o su registro fue cancelado. Un registro de limpieza no ampara un contrato de mantenimiento eléctrico.
- Que el servicio no sea tu actividad principal. Aunque tu proveedor tenga REPSE, si el servicio forma parte de tu objeto social o de tu actividad preponderante, el contrato cae en la prohibición.
- Los papeles de cada pago. Para deducir, al momento de pagar debes verificar el registro y obtener las copias de los recibos de nómina timbrados, retenciones e IMSS e INFONAVIT del artículo 27, fracción V, de la LISR. Para acreditar el IVA, la declaración y el acuse del IVA del contratista.
Un dato que conviene revisar en los contratos firmados antes de 2021: la retención del 6% de IVA sobre servicios en los que se ponía personal a disposición. Esa fracción IV del artículo 1o.-A de la Ley del IVA fue derogada el 23 de abril de 2021, con la misma reforma. Si tu contrato o tu sistema contable la siguen aplicando, revisa el tema con tu contador.
Ejemplo con cifras: una fábrica de calzado en León contrata vigilancia
Héctor Arredondo dirige una fábrica de calzado en León, Guanajuato, y contrata a una empresa de seguridad privada para cuidar la nave industrial. Fabricar calzado es su objeto social; la vigilancia no lo es, así que el servicio se puede subcontratar si el proveedor tiene REPSE en la actividad de protección y seguridad.
El contrato es de $48,000 pesos mensuales más IVA. Al 16%, el IVA trasladado es de $7,680 pesos al mes, es decir, $92,160 pesos al año. El gasto deducible del año suma $576,000 pesos.
Ahora imagina que en marzo el proveedor no entrega la declaración de IVA y el acuse de pago de ese periodo antes del 30 de abril. La fábrica tiene que presentar una declaración complementaria que disminuya los $7,680 pesos que había acreditado por ese mes. Si el incumplimiento se repite todo el año, pierde el acreditamiento de los $92,160 pesos.
El escenario cambia por completo si Héctor decide que una agencia le ponga costureras y cortadores en su línea de producción. Esa es su actividad principal: hay subcontratación de personal prohibida y, según el artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación, esos pagos no tienen efectos fiscales de deducción ni de acreditamiento. A eso se suma la multa laboral del apartado siguiente, para la agencia y para la fábrica.
Sanciones: multas, cancelación y riesgo penal
El artículo 1004-C de la LFT castiga con multa de 2,000 a 50,000 veces la UMA a quien subcontrate personal y a quien preste servicios de subcontratación sin registro. La misma multa aplica a quien se beneficia de una subcontratación contraria a los artículos 12 a 15. Con la UMA de 2026 ($117.31 pesos diarios), el rango va de $234,620 a $5,865,500 pesos.
En lo fiscal, además de perder deducciones y acreditamientos, el artículo 108 del Código Fiscal de la Federación considera defraudación fiscal calificada la que se origina en esquemas simulados de servicios especializados o en la subcontratación de personal.
La STPS puede cancelar el registro, entre otras causas, por prestar servicios no registrados o que formen parte de la actividad preponderante del cliente, por adeudos fiscales o de seguridad social, por no renovar a tiempo, por no atender sus requerimientos, por dar información falsa en una visita o por tener trabajadores sin inscribir en el IMSS o con irregularidades en su salario.
Si eres contratista y te quedaste sin contratos, no existe la suspensión del registro. Lo único posible es pedir la cancelación desde tu perfil, con un escrito libre firmado, la identificación del firmante y la evidencia que justifique el motivo, todo en un PDF de hasta 2 MB. Es irreversible: si vuelves a necesitar el registro, tendrás que inscribirte de nuevo.
Preguntas frecuentes sobre el REPSE
¿Cómo sé si una empresa tiene REPSE vigente?
Entra a repse.stps.gob.mx y da clic en “Consultar Padrón”. Puedes buscar por nombre o razón social, por RFC o por el folio de ingreso. Si el registro está activo, verás el folio, la entidad y el municipio, el número y año del aviso, la vigencia y las actividades autorizadas. Revisa sobre todo esto último: el contrato debe corresponder a una actividad que aparezca en el padrón. En la misma sección está el listado de contratistas con registro cancelado.
¿Qué pasa si la STPS no me contesta en 20 días?
El artículo 15 de la LFT da a la Secretaría 20 días para pronunciarse sobre la solicitud. Si no lo hace, puedes presentar un requerimiento para que resuelva dentro de los tres días siguientes. Si en ese plazo tampoco te notifica una resolución, el registro se tiene por efectuado para efectos legales. Guarda el folio y el acuse del requerimiento: son tu prueba si un cliente te pide acreditar que estás registrado.
¿Las agencias de reclutamiento necesitan REPSE?
Depende de lo que hagan. Si solo reclutan, seleccionan, entrenan o capacitan y el trabajador se contrata directamente con la empresa que lo va a dirigir, el artículo 12 de la LFT les permite participar y aclara que no son el patrón. Si la agencia contrata a la gente en su nómina y la pone a trabajar para otra empresa, ya no es colocación: es subcontratación de personal y está prohibida, tenga o no registro.
Estoy registrado pero ya no tengo contratos, ¿puedo suspender el REPSE?
No. Las disposiciones de la STPS no contemplan la suspensión. La alternativa es la cancelación voluntaria desde tu perfil, que es definitiva. Antes de pedirla, piensa si volverás a prestar servicios especializados en el corto plazo: un registro nuevo implica repetir todo el trámite y esperar otra vez la resolución. Tampoco te libera de una revisión de la autoridad por el periodo en que estuviste registrado.
¿Las empresas de un mismo grupo necesitan REPSE para darse servicios entre ellas?
Sí, cuando los servicios son complementarios o compartidos y no forman parte del objeto social ni de la actividad preponderante de la empresa que los recibe. La LFT los considera especializados y la STPS incluye a esas empresas entre las obligadas a registrarse. El ejemplo típico es una empresa de servicios administrativos que lleva nómina, contabilidad o sistemas para las demás empresas del grupo.
¿A quién llamo si el portal me da problemas?
La STPS atiende dudas del portal en el correo buzonciudadano.repse@stps.gob.mx y en los teléfonos 55 3067 3000 y 55 3000 2100, de lunes a viernes de 9:00 a 15:00 y de 16:00 a 18:00 horas. También tiene un Centro de Atención Ciudadana en Av. Félix Cuevas 301, piso 5, colonia del Valle, alcaldía Benito Juárez, Ciudad de México, con el mismo horario.
Esta guía resume la ley y el procedimiento oficial; para decidir si un contrato concreto necesita REPSE, conviene la opinión de un abogado laboral o de tu contador.
El REPSE convive con el alta patronal ante el IMSS, que es requisito previo para registrarte. Si eres trabajador y sospechas que tu patrón real no es el que aparece en tu recibo, revisa cómo denunciar al patrón ante la STPS y el resto de la guía de derechos laborales.