En México el recibo de nómina es obligatorio. La Ley Federal del Trabajo exige que conozcas el detalle de pagos y descuentos, y la Ley del ISR obliga al patrón a emitir un CFDI de nómina por cada pago, que sustituye al recibo impreso y se verifica en el portal del SAT.
Imagina este caso: alguien trabaja meses en una empresa, cobra por transferencia y nunca recibe un recibo, o recibe un papel sin desglose que no coincide con el depósito. Mientras todo va bien, nadie lo echa de menos. El problema aparece al pedir un crédito, al hacer la declaración anual o, sobre todo, cuando hay que reclamar un finiquito y no hay forma de demostrar cuánto ganabas.
La ley cubre bastante bien este terreno, aunque repartida en dos frentes. Lo laboral está en la Ley Federal del Trabajo, con la reforma del 1 de mayo de 2019 que reconoció el CFDI como recibo; lo fiscal, en la Ley del ISR, el Código Fiscal de la Federación y la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026. Aquí juntamos las dos piezas para que sepas qué te deben dar, cuándo, y qué hacer si no llega.
Qué dice la ley sobre el recibo de nómina
El artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo, en el párrafo añadido en 2019, es tajante: “en todos los casos, el trabajador deberá tener acceso a la información detallada de los conceptos y deducciones de pago”. Los recibos se entregan impresos o por cualquier otro medio, y si pides la versión en papel, el patrón te la tiene que dar.
El mismo artículo resuelve la validez de cada formato:
| Formato | Qué lo hace válido | Base legal |
|---|---|---|
| Recibo impreso | Firma autógrafa del trabajador | LFT, art. 101 |
| CFDI de nómina | Puede sustituir al impreso; hace prueba si se verifica en el portal del SAT | LFT, art. 101 |
| Constancia quincenal de días y salario | El patrón la expide cada 15 días si la pides | LFT, art. 132, fr. VII |
| Constancia de servicios | La expide en 3 días si la pides o al separarte de la empresa | LFT, art. 132, fr. VIII |
Del lado fiscal, el artículo 99, fracción III, de la Ley del ISR obliga a quien paga salarios a “expedir y entregar comprobantes fiscales” en la fecha en que hace el pago, y aclara que esos comprobantes sirven como la constancia y el recibo que piden los artículos 132 y 804 de la Ley Federal del Trabajo. Es decir, un CFDI bien emitido cumple las dos obligaciones a la vez.
Hay un incentivo más para el patrón: el artículo 27, fracción V, de la misma ley solo le deja deducir los sueldos cuando constan en comprobantes fiscales y cumplió el artículo 99. Una empresa que paga sin timbrar la nómina, además de incumplir contigo, no puede deducir esos pagos. Los plazos y requisitos desde el lado de la empresa están en nuestra guía de timbrado de nómina CFDI 4.0.
¿Cuándo tiene que llegarte el CFDI de nómina?
La Ley del ISR dice “en la fecha en que se realice la erogación”, pero la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026 da margen. El patrón puede emitir el CFDI antes de pagarte o después del pago, dentro de un plazo en días hábiles que depende del tamaño de la plantilla:
| Número de trabajadores | Plazo después del pago |
|---|---|
| De 1 a 50 | 3 días hábiles |
| De 51 a 100 | 5 días hábiles |
| De 101 a 300 | 7 días hábiles |
| De 301 a 500 | 9 días hábiles |
| Más de 500 | 11 días hábiles |
Si te pagan por semana, catorcena o quincena, la empresa también puede emitir un solo CFDI al mes con un complemento por cada pago, dentro de ese mismo plazo contado desde el último pago del mes. Por eso hay quien recibe un comprobante por quincena y quien recibe uno mensual: los dos esquemas son legales.
Los días hábiles se cuentan con el artículo 12 del Código Fiscal de la Federación, que excluye sábados, domingos y los días que enumera, entre ellos el tercer lunes de noviembre.
Ejemplo práctico: la quincena que cae antes de un puente
Lucía es recepcionista en un hotel de Mérida que tiene 35 empleados. Su quincena se deposita el viernes 13 de noviembre de 2026. La empresa está en el rango de 1 a 50 trabajadores, así que tiene 3 días hábiles para emitir el CFDI. El lunes 16 es el tercer lunes de noviembre y no cuenta. El conteo queda así: martes 17 (día 1), miércoles 18 (día 2) y jueves 19 (día 3).
Si el viernes 20 Lucía entra al portal del SAT y su comprobante no aparece, el plazo ya venció. Antes de esa fecha, que no esté no significa todavía un incumplimiento.
Cómo descargar y verificar tus recibos
El patrón te entrega o pone a tu disposición el CFDI, normalmente por correo o en un portal de la empresa: un archivo XML, que es el comprobante en sí, y un PDF, que es su representación impresa. Si no te los dan, como receptor puedes consultar tus comprobantes en la sección de factura electrónica del portal del SAT con tu RFC y tu Contraseña o tu e.firma. Si aún no tienes clave, sigue la guía para generar o recuperar tu Contraseña del SAT.
Para comprobar que un recibo es auténtico:
- Entra al verificador de comprobantes del SAT.
- Elige la consulta por folio fiscal y escribe el folio de 36 caracteres que viene en el PDF.
- Captura el RFC del emisor (tu patrón) y el tuyo como receptor.
- Escribe los dígitos de la imagen y consulta. También puedes subir el archivo XML.
Esta verificación no es un trámite de más. El artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo dice que el contenido del CFDI hace prueba si se verifica en ese portal, así que un recibo validado tiene peso ante un tribunal laboral.
Lo que debes revisar en cada recibo
Un CFDI de nómina trae datos del emisor y del receptor y un complemento con el desglose del pago. Cinco cosas valen la pena cada vez:
- Tu RFC y tu CURP. Un error aquí hace que el comprobante no aparezca a tu nombre ni en tu declaración anual.
- El periodo y los días pagados. Deben coincidir con lo que trabajaste; si faltan días, pregunta antes de que pase la siguiente quincena.
- Las percepciones. Sueldo, horas extra, prima dominical o vacacional, cada una por separado. Si hiciste tiempo extra, compara con lo que marca la ley sobre cómo se pagan las horas extra.
- Las deducciones. ISR retenido, cuotas del IMSS y, si tienes, descuentos de créditos INFONAVIT o FONACOT. Un descuento que no reconoces es motivo de aclaración; para revisar el del impuesto, en cómo se calcula el ISR mensual tienes la tarifa y el subsidio vigentes.
- El total neto frente al depósito. Si el CFDI dice $6,850 pesos netos y en tu cuenta entraron $6,500, faltan $350 pesos que alguien tiene que explicar.
Guarda los archivos. El artículo 804 obliga al patrón a conservar los recibos durante el último año de la relación y un año después de que termine, pero tú no tienes ese límite y te conviene tener los tuyos completos.
Si el patrón no te da recibos o te da uno falso
No recibir CFDI de nómina puede ser síntoma de algo más grande: una relación laboral sin registro en el IMSS, un sueldo declarado por debajo del real o pagos en efectivo “por fuera”. Por eso conviene actuar en orden.
Primero, pídelo por escrito. Un correo a recursos humanos con la fecha de tus pagos y la referencia a tu derecho de acceso al detalle de conceptos y deducciones deja constancia de la solicitud.
Si no responde, acude a la autoridad laboral. La Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo asesora gratis, y la inspección del trabajo puede verificar el cumplimiento. Lo explicamos paso a paso en la guía para denunciar al patrón ante la STPS.
Si aparece un CFDI de nómina de una empresa donde nunca trabajaste, es un problema fiscal: la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026 prevé un servicio de conciliación y orientación del SAT justamente para el caso en que te emiten un CFDI de nómina sin que exista relación laboral. No lo ignores, porque esos ingresos aparecerán a tu nombre.
En el terreno fiscal, el artículo 83, fracción VII, del Código Fiscal de la Federación considera infracción no expedir o no entregar los CFDI cuando las disposiciones fiscales lo establecen, y el artículo 84, fracción IV, fija para el caso general una multa de $22,300 a $127,530 pesos, cantidades actualizadas en el DOF del 28 de diciembre de 2025. Esa sanción la impone el SAT; a ti, como trabajador, lo que te protege es la parte laboral.
¿Qué pasa si hay un juicio y no tienes recibos?
Aquí la ley juega a tu favor. El artículo 784 de la Ley Federal del Trabajo pone en el patrón la carga de probar, cuando hay controversia, el monto y pago del salario, el aguinaldo, las vacaciones y primas, la jornada y otros puntos. Si no exhibe los documentos que debe conservar, el tribunal puede presumir ciertos los hechos que tú afirmas.
Eso no quiere decir que dé igual tener o no tus recibos. Con los CFDI en la mano puedes calcular de antemano lo que te corresponde y detectar si te están pagando menos. Si estás por dejar el empleo, revisa con ellos tu finiquito por renuncia voluntaria: el salario diario que aparece en tus recibos es la base de todo el cálculo.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio firmar el recibo de nómina?
Solo el impreso. La Ley Federal del Trabajo dice que los recibos en papel necesitan la firma autógrafa del trabajador para ser válidos, mientras que el CFDI no se firma: su validez viene de estar timbrado y de poder verificarse en el portal del SAT. Si te piden firmar un recibo, léelo antes y no firmes uno con cantidades en blanco o distintas a lo que recibiste.
¿El patrón puede darme solo el PDF y no el XML?
El XML es el comprobante fiscal; el PDF es solo su representación impresa. Con el folio fiscal que aparece en el PDF puedes comprobar en el verificador del SAT que el CFDI existe y está vigente, y como receptor puedes consultar y descargar el XML en el portal del SAT con tu Contraseña o e.firma. Si el folio no aparece en el verificador, ese PDF no está respaldado por un comprobante real.
¿Me pueden pagar sin recibo si cobro en efectivo?
No. La forma de pago no cambia la obligación: la Ley del ISR exige el comprobante fiscal por cualquier pago de salarios, y la Ley Federal del Trabajo, el acceso al detalle de conceptos y deducciones. Lo que sí cambia es que, si te pagan por transferencia, tienes además el estado de cuenta como prueba del depósito. En efectivo, sin recibo, quedas mucho más expuesto.
¿Qué hago si mi CFDI trae un sueldo menor al que me pagan?
Es una señal de que probablemente también te tienen registrado con un salario menor en el IMSS, lo que reduce tus incapacidades, tu ahorro para el retiro y tu crédito de vivienda. Guarda los comprobantes de lo que realmente cobras (depósitos, mensajes, recibos internos) y busca asesoría en la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo. En la guía general de derechos laborales hay más sobre este caso.
¿Cada cuánto deben darme el recibo?
Con cada pago, salvo que la empresa use la opción de un CFDI mensual con un complemento por cada pago, que permite la Resolución Miscelánea Fiscal. Los pagos de salario, según el artículo 88 de la Ley Federal del Trabajo, no pueden espaciarse más de una semana para trabajo material ni más de quince días para los demás trabajadores, así que, incluso con el CFDI mensual, no deberías esperar mucho más de un mes por tu comprobante.
¿Los recibos de nómina sirven para la declaración anual?
Sí. El SAT usa los CFDI de nómina que emitió tu patrón para precargar ingresos y retenciones en tu declaración anual. Si un comprobante tiene tu RFC mal escrito o la empresa nunca lo timbró, esos ingresos no aparecerán, o aparecerán incompletos, y tendrás que corregirlos a mano con tus propios recibos como respaldo.
Este texto resume la ley y no sustituye la asesoría sobre un caso concreto: si ya hay un conflicto con tu patrón, la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo atiende gratis. Para seguir, en nuestra sección de derechos laborales tienes las guías de vacaciones y liquidación, y como diciembre se acerca, revisa también cómo se calcula el aguinaldo, que también debe constar en un CFDI de nómina.