La contabilidad electrónica SAT obliga a llevar los registros en archivos XML y a enviar cada mes el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación. Las personas morales tienen hasta el día 3 del segundo mes siguiente; las físicas, hasta el día 5. No enviarla cuesta de $8,050 a $24,130 (art. 82 del CFF).
Facturar no es llevar contabilidad. Que el SAT tenga todas tus facturas no significa que tenga tu contabilidad, y la diferencia se nota en el peor momento: al pedir una devolución de IVA o al abrir un requerimiento en el buzón tributario. Las facturas son la prueba de cada operación; la contabilidad es el registro ordenado de todas ellas, con sus cuentas, saldos y ajustes. El SAT quiere ver las dos cosas.
La obligación sale del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, que no se ha reformado desde 2021, y el detalle lo dan las reglas 2.8.1.5 y 2.8.1.6 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2026 y su Anexo 24. Lo que sigue es lo vigente a octubre de 2026.
Qué exige la ley y qué no es contabilidad electrónica
El artículo 28 del CFF dice dos cosas distintas. La fracción III obliga a llevar los registros y asientos contables «en medios electrónicos». La fracción IV obliga a ingresar «de forma mensual» la información contable en la página del SAT. Son dos obligaciones: se puede tener que cumplir la primera y estar relevado de la segunda, como verás más abajo.
El Reglamento del CFF, en su artículo 33, precisa qué integra la contabilidad: los registros y auxiliares, el catálogo de cuentas, las pólizas, los estados de cuenta bancarios y sus conciliaciones, las declaraciones, la documentación de los trabajadores y la aduanera, entre otros. También exige que los asientos sean analíticos, en español y en moneda nacional, y que cada operación se identifique con el folio de su CFDI, la forma de pago y los impuestos.
Sobre el plazo para registrar, el reglamento da cinco días desde la operación, pero la RMF 2026 permite hacerlo hasta el último día del mes siguiente.
| CFDI (factura) | Contabilidad electrónica | |
|---|---|---|
| Qué es | El comprobante de una operación | El registro de todas las operaciones en cuentas |
| Quién la genera | El emisor, con un proveedor de timbrado | El contribuyente o su contador, con su sistema contable |
| Cuándo llega al SAT | En el momento del timbrado | Catálogo y balanza cada mes; pólizas solo si las piden |
| Base legal | CFF arts. 29 y 29-A | CFF art. 28, fracciones III y IV |
¿Quién tiene que enviarla y quién no?
Llevan contabilidad las personas morales del régimen general (artículo 76 de la Ley del ISR), las personas físicas con actividad empresarial o profesional (artículo 110) y las que tienen ingresos por arrendamiento (artículo 118). Enviarla cada mes es otra historia, porque la RMF 2026 releva a varios grupos:
| Contribuyente | ¿Lleva contabilidad? | ¿La envía cada mes? |
|---|---|---|
| Persona moral del régimen general (S.A., SAS, S. de R.L.) | Sí | Sí |
| Persona moral en RESICO | Sí (LISR 213, que remite al 76) | No, relevada por la RMF |
| Persona física en RESICO | No está entre sus obligaciones (LISR 113-G) | No |
| Persona física empresarial, profesional, de plataformas o arrendamiento con ingresos de hasta $4,000,000 en el año anterior | Sí | No, relevada por la RMF (también de la DIOT) |
| Persona física con actividad empresarial o plataformas que usa «Mis cuentas» (hasta $4,000,000) | Registra en «Mis cuentas» | No |
| Persona física con ingresos de más de $4,000,000 | Sí | Sí |
| Asalariado | No (LISR 98) | No |
| Donataria o asociación civil sin fines de lucro | Sí | Sí: la RMF 2026 no le da un relevo general |
Dos matices que generan confusión. El primero: estar relevado del envío no te libera de llevar la contabilidad. Una sociedad en el RESICO de personas morales tiene que tener su catálogo, sus pólizas y su balanza al día, aunque no las mande; si el SAT las pide en una revisión o una devolución, las entrega. El segundo: el tope de $4,000,000 se mide con los ingresos totales del ejercicio anterior, y quien empieza actividades usa lo que estima ganar.
Las asociaciones religiosas tienen una opción propia: registrar en «Mis cuentas» y avisarlo con un caso de aclaración en el portal del SAT a más tardar el último día de febrero.
Los tres archivos: catálogo, balanza y pólizas
El Anexo 24 de la RMF 2026, publicado en el DOF el 13 de enero de 2026, define los formatos XML.
Catálogo de cuentas
Es la lista de cuentas que usa tu contabilidad, con un campo extra: el código agrupador del SAT. A cada cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel le asignas el código que mejor describe su naturaleza. Por ejemplo, «102.01 Bancos nacionales» o «101.01 Caja y efectivo». Activo, pasivo, capital, ingresos o costos no cuentan como cuentas: son los rubros que las agrupan. El catálogo se manda junto con la primera balanza y, después, solo cuando lo modificas al nivel reportado.
Balanza de comprobación
Lleva el saldo inicial, los cargos, los abonos y el saldo final de cada cuenta, al menos a nivel de mayor y subcuenta de primer nivel. Tiene que dejar ver los impuestos trasladados efectivamente cobrados, los acreditables efectivamente pagados y las cuentas de ingresos separadas por tasa. Hay dos tipos de envío: la normal, la primera del mes, y la complementaria, que sustituye a una ya enviada e incluye la fecha de modificación. La balanza de cierre del ejercicio incorpora además los ajustes fiscales.
Pólizas y auxiliares
No se mandan cada mes. Se entregan cuando el SAT las pide en una auditoría o una revisión electrónica, o cuando son requisito de una devolución o una compensación. Cada póliza debe ligar el folio fiscal (UUID) de los CFDI de la operación; si tu sistema no lo hace, existe un reporte auxiliar de folios. Con las pólizas se entregan los acuses del catálogo y la balanza de ese mismo periodo, y por eso conviene que estén enviados aunque nadie los esté revisando.
Plazos de envío en 2026
La regla 2.8.1.6 fija estos vencimientos:
| Qué se envía | Personas morales | Personas físicas |
|---|---|---|
| Balanza mensual | A más tardar el día 3 del segundo mes posterior | A más tardar el día 5 del segundo mes posterior |
| Balanza de cierre del ejercicio | A más tardar el 20 de abril del año siguiente | A más tardar el 22 de mayo del año siguiente |
| Catálogo de cuentas | Con la primera balanza, o al vencer la balanza del mes en que lo modificas | Igual |
«Segundo mes posterior» quiere decir que la balanza de septiembre de 2026 vence el 3 de noviembre para una sociedad y el 5 de noviembre para una persona física. Cuando el último día cae en sábado, domingo o día inhábil, el artículo 12 del CFF lo corre al siguiente día hábil: la balanza de octubre de una persona física, que vencería el sábado 5 de diciembre de 2026, se puede enviar el lunes siguiente si no hay inhábil de por medio.
Hay calendarios especiales para las emisoras que cotizan en bolsa (trimestral) y para las personas morales del sector primario que hacen pagos semestrales.
Paso a paso: enviar la contabilidad electrónica SAT desde el portal
- Genera los XML del catálogo y la balanza en tu sistema contable, con el formato del Anexo 24. La mayoría de los programas comerciales lo hacen con una opción de exportación; revisa que la versión del esquema sea la vigente.
- Entra al portal del SAT y sigue la ruta Trámites y servicios, Más trámites y servicios, Herramientas de cumplimiento, Contabilidad electrónica, Envía tu contabilidad electrónica. También puede hacerse por el buzón tributario.
- Identifícate con los datos que te pida el portal. Si tu e.firma está vencida, renuévala antes de la fecha límite.
- Sube el catálogo (si toca) y la balanza normal del mes.
- Guarda el acuse de recepción. Después el SAT valida el archivo y emite un acuse de aceptación o de rechazo.
- Si no tienes internet o equipo, cualquier oficina del SAT tiene salas con asesores que te ayudan a enviarla.
Rechazos, complementarias y correcciones
Si el SAT rechaza el archivo por errores informáticos, puedes reenviarlo tantas veces como haga falta hasta el día del vencimiento. Si el rechazo llega en los dos últimos días antes de vencer, tienes cinco días desde que te lo comunican por buzón tributario, y el envío aceptado cuenta como presentado en tiempo.
Distinto es corregir datos. Si después de enviar descubres un error u omisión en tu contabilidad, mandas una balanza complementaria dentro de los cinco días siguientes a la modificación. Lo mismo vale para el catálogo si cambias cuentas al nivel reportado.
Un descuido fácil de cometer: dar de alta cuentas nuevas en el sistema durante el año y olvidar que el catálogo modificado también se envía, al vencer la balanza de ese mes, con su código agrupador. Antes de cerrar cada mes, revisa que el catálogo enviado y la balanza hablen de las mismas cuentas; si un día te piden pólizas, esa coherencia es lo primero que se nota.
Multas de la contabilidad electrónica SAT
No enviar la información contable, enviarla tarde o con archivos que no se pueden leer es infracción del artículo 81, fracción XLI. Las fallas de la contabilidad misma están en el artículo 83 y solo se sancionan cuando la autoridad las descubre al revisar. Montos vigentes en 2026, actualizados en el DOF del 28 de diciembre de 2025:
| Conducta | Infracción | Multa |
|---|---|---|
| No ingresar la información contable, hacerlo fuera de plazo o con alteraciones | Art. 81 fr. XLI | $8,050 a $24,130 (art. 82 fr. XXXVIII) |
| No llevar contabilidad | Art. 83 fr. I | $2,220 a $22,110 (art. 84 fr. I) |
| Llevarla en forma distinta a la que marcan las disposiciones | Art. 83 fr. III | $490 a $11,050 (art. 84 fr. II) |
| No hacer asientos, o hacerlos incompletos, inexactos o fuera de plazo | Art. 83 fr. IV | $290 a $5,330 (art. 84 fr. III) |
| No conservar la contabilidad el plazo legal | Art. 83 fr. VI | $1,350 a $17,660 (art. 84 fr. V) |
Además de la multa, el artículo 17-H Bis, fracción IX, permite al SAT restringir temporalmente tu certificado de sello digital cuando detecta conductas de los artículos 81 u 83. Sin sello no puedes facturar, y eso para una empresa es más grave que la multa. Tienes un plazo de hasta 40 días hábiles para aclarar y, mientras el SAT resuelve, te permite seguir usándolo.
La salida más barata está en el artículo 73: no se imponen multas cuando cumples en forma espontánea, es decir, antes de que el SAT te requiera, te notifique o descubra la omisión. Si se te pasó una balanza, envíala en cuanto lo notes. Si ya te llegó la multa, en la guía de multas del SAT explicamos cómo consultarla y qué reducciones existen.
Ejemplo: una SAS de Puebla con dos balanzas atrasadas
Valeria y Óscar tienen una sociedad por acciones simplificada de diseño de empaques en Puebla, en el régimen general. Su contador dejó el despacho en agosto y nadie envió las balanzas de julio y agosto de 2026.
La de julio venció el jueves 3 de septiembre. La de agosto vencía el sábado 3 de octubre y, por caer en fin de semana, se corrió al lunes 5. En la tercera semana de octubre la nueva contadora lo detecta. Como el SAT todavía no les ha mandado ningún requerimiento ni ha detectado la omisión, envían las dos balanzas de inmediato. Es cumplimiento espontáneo y, por el artículo 73, no procede la multa.
Si hubieran esperado a que llegara el requerimiento, ya no habría cumplimiento espontáneo: la multa del artículo 82 va de $8,050 a $24,130 y, además, quedarían expuestos a la restricción del sello digital. La diferencia entre enviar tarde por iniciativa propia y hacerlo por requerimiento son miles de pesos y, posiblemente, días sin poder facturar.
Algo más se jugaba ahí: en noviembre pensaban pedir la devolución del IVA a favor de agosto. Algunas fichas de devolución exigen haber enviado la contabilidad electrónica del periodo, y el SAT puede pedirles las pólizas de ese mes. Con las balanzas en regla, el trámite no se frena por eso.
Cuánto tiempo se conserva
El artículo 30 del CFF pide conservar la contabilidad y su documentación cinco años, contados desde que se presentó o debió presentarse la declaración con la que se relaciona. Hay excepciones más largas: actas constitutivas, aumentos y disminuciones de capital, fusiones, escisiones y las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio se guardan mientras exista la sociedad. Si los registros se pierden o destruyen, se presenta un aviso al SAT y hay cuatro meses para reponerlos.
Preguntas frecuentes
¿Las personas físicas tienen que enviar contabilidad electrónica?
Solo si sus ingresos del año anterior pasaron de $4,000,000 y están en actividad empresarial, profesional, plataformas o arrendamiento. Por debajo de ese tope, la RMF 2026 las releva del envío mensual y de la DIOT, aunque siguen obligadas a llevar contabilidad. Las que tributan en el RESICO de personas físicas no la envían, y los asalariados no tienen esta obligación.
¿Qué pasa si envío la balanza un día tarde?
Técnicamente es la infracción del artículo 81, fracción XLI, con multa de $8,050 a $24,130. Pero si la envías antes de que el SAT te requiera o te notifique algo, es cumplimiento espontáneo y el artículo 73 impide imponer la multa. El riesgo real aparece cuando dejas pasar meses y el SAT detecta la omisión primero, porque entonces también puede restringir tu sello digital.
¿Tengo que mandar las pólizas cada mes?
No. Cada mes solo van la balanza y, cuando corresponde, el catálogo. Las pólizas y los auxiliares se entregan cuando el SAT los pide en una revisión, una auditoría o como parte de una devolución o compensación. Aun así, tienen que existir y estar ligadas a los folios de tus CFDI, porque cuando las pidan no habrá tiempo de rehacer meses de registros.
¿El RESICO de personas morales lleva contabilidad electrónica?
Sí la lleva, pero no la envía. La Ley del ISR remite a las obligaciones del régimen general, que incluyen llevar contabilidad conforme al CFF, y la RMF 2026 releva a estas sociedades de ingresar la información contable cada mes y de presentar la DIOT. Si el SAT revisa a la sociedad o esta pide una devolución, tendrá que entregar sus archivos.
¿Qué código agrupador uso para una cuenta nueva?
El que mejor describa su naturaleza y preponderancia, a nivel de subcuenta de primer nivel, según la tabla del Anexo 24. Si abres, por ejemplo, una cuenta en un banco extranjero, la asocias a «102.02 Bancos extranjeros». Después de darla de alta, el catálogo modificado se envía a más tardar al vencer la balanza de ese mes.
¿Una sociedad sin operaciones debe enviar la balanza?
La RMF 2026 no contiene un relevo para los meses sin movimientos: los relevos que da son por régimen o por monto de ingresos, no por inactividad. Lo prudente es seguir enviando la balanza, aunque los saldos no cambien, mientras la sociedad esté activa y obligada. Si la empresa ya no va a operar, conviene resolverlo de fondo con el aviso de suspensión o la liquidación, como se explica en la guía para cerrar una empresa, y confirmar con tu contador desde cuándo dejan de correr tus obligaciones.
Esta guía resume las reglas generales; el tratamiento de cada empresa depende de su régimen y de su marco contable, así que conviene revisarlo con tu contador. Para el resto de obligaciones al arrancar una sociedad, consulta el alta de una persona moral ante el SAT y la sección de trámites empresariales.