¿Cuándo hay que hacer el timbrado de nómina CFDI? Antes de pagar o, como máximo, entre 3 y 11 días hábiles después según el número de trabajadores (regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2026). Todo patrón que paga salarios debe emitirlo con e.firma, sello digital y un proveedor de certificación autorizado por el SAT.
Para el trabajador, el recibo de nómina es un documento que revisa cuando algo no cuadra. Para la empresa es otra cosa: es la prueba ante el SAT de que pagó sueldos y retuvo ISR, la condición para deducir esa nómina y, en un juicio laboral, el papel que demuestra cuánto ganaba cada persona. Por eso un CFDI de nómina mal timbrado, o que nunca se timbró, sale caro por tres lados a la vez.
Esta guía está escrita desde el lado del patrón, ya sea una persona moral con cien empleados o una persona física con dos ayudantes en su negocio. Si buscas el lado del trabajador, qué revisar en tu recibo y qué hacer si no te lo dan, lo explicamos en recibo de nómina obligatorio.
Qué es el timbrado y quién está obligado
Timbrar es enviar el comprobante a un proveedor de certificación (el PAC) o al SAT para que lo valide, le asigne un folio fiscal y le ponga el sello digital del SAT. Sin ese paso, el XML que genera tu sistema de nómina no es un comprobante fiscal.
La obligación viene de dos leyes. El artículo 99, fracción III, de la Ley del ISR obliga a quien paga salarios a “expedir y entregar comprobantes fiscales” en la fecha en que hace el pago, y aclara que esos comprobantes sirven como constancia o recibo para la legislación laboral. El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación dice cómo: con e.firma vigente, con certificado de sello digital (CSD), con los requisitos del artículo 29-A “inclusive los complementos” y remitiendo el comprobante al SAT o a un proveedor de certificación antes de su expedición.
Aplica igual a sueldos que a ingresos asimilados a salarios. No hay un mínimo de trabajadores: con uno solo ya existe la obligación.
Lo que necesitas antes de timbrar la primera nómina
Antes del primer pago conviene tener resuelto esto:
- e.firma vigente de la empresa o del patrón persona física. Es la llave para todo lo demás.
- Certificado de sello digital (CSD). Se tramita gratis con la e.firma en el portal del SAT y dura cuatro años. Es distinto de la e.firma y es el que firma cada CFDI.
- Un PAC o un sistema que trabaje con uno. Si usas un programa de nómina, revisa con qué proveedor certifica y que esté autorizado.
- El registro patronal ante el IMSS y el alta de cada trabajador, porque la deducción de la nómina también depende de la inscripción al seguro social. El proceso está en cómo dar de alta a un trabajador paso a paso.
- Los datos fiscales correctos de cada trabajador. Con el CFDI 4.0 son obligatorios su RFC, su nombre exacto, el régimen 605 y el código postal de su domicilio fiscal. Es el punto donde conviene poner más cuidado.
Si tienes muchos trabajadores y no quieres pedirles uno por uno la constancia de situación fiscal, la regla 2.7.1.46 de la RMF y la ficha 44/CFF permiten solicitar sus datos al SAT. Se hace en Mi portal con RFC y contraseña, en el trámite “SOLICITUD DATOS TRABAJADORES”, subiendo un archivo TXT comprimido. Es gratuito y la respuesta se consulta dentro de los 7 días siguientes con el folio. Hay condiciones: haber emitido CFDI de nómina a esos trabajadores al menos una vez en los últimos 12 meses, haber presentado la declaración anual del ejercicio anterior y no estar en las listas de los artículos 69 o 69-B del CFF.
Plazos: cuándo se timbra cada pago
No es cierto que la nómina deba timbrarse en 24 horas. Ese plazo es la regla general del artículo 39 del Reglamento del CFF para cualquier CFDI. Para la nómina, la regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2026 da más margen: puedes emitir el CFDI antes del pago o después, en estos plazos.
| Trabajadores o asimilados | Plazo máximo después del pago |
|---|---|
| De 1 a 50 | 3 días hábiles |
| De 51 a 100 | 5 días hábiles |
| De 101 a 300 | 7 días hábiles |
| De 301 a 500 | 9 días hábiles |
| Más de 500 | 11 días hábiles |
Aunque lo timbres días después, la fecha de expedición y entrega se considera la del pago efectivo.
La misma regla trae dos opciones más. Si pagas por semana o por quincena, puedes emitir un solo CFDI al mes por trabajador, con un complemento de nómina por cada pago, contando el plazo desde el último día del mes; el ISR se sigue calculando por cada pago, y esta opción no se puede cambiar a mitad del año. Y los pagos por separación, como finiquitos y liquidaciones, o los que derivan de un laudo o resolución judicial, se timbran a más tardar el último día hábil del mes en que se pagan.
Ejemplo: dos empresas, dos fechas límite
Supongamos que Graciela Ontiveros administra un taller de carrocería en Saltillo con 30 trabajadores y paga la quincena el viernes 30 de octubre de 2026. Le tocan 3 días hábiles: lunes 2, martes 3 y miércoles 4 de noviembre. Su fecha límite es el miércoles 4 de noviembre.
Una distribuidora de Guadalajara con 80 trabajadores paga el viernes 13 de noviembre. Tiene 5 días hábiles, pero el lunes 16 es inhábil por ser el tercer lunes de noviembre, según el artículo 12 del CFF. Cuenta martes 17, miércoles 18, jueves 19, viernes 20 y lunes 23: su límite es el lunes 23 de noviembre. Si el taller de Graciela pagara ese mismo viernes, su límite sería el jueves 19.
Cómo se llena el CFDI de nómina sin que lo rechacen
La guía de llenado del CFDI de nómina del SAT fija valores que no se eligen libremente. Si tu sistema los trae mal configurados, el PAC rechaza el comprobante.
| Campo | Valor en nómina |
|---|---|
| Tipo de comprobante | N (nómina) |
| Uso del CFDI del receptor | CN01 (Nómina) |
| Régimen fiscal del receptor | 605 (Sueldos y salarios e ingresos asimilados) |
| Domicilio fiscal del receptor | Código postal asociado al RFC del trabajador |
| Clave de producto o servicio | 84111505 |
| Clave de unidad | ACT |
| Descripción | Pago de nómina |
| Método de pago | PUE |
| Moneda | MXN |
Revisa con especial cuidado los datos del trabajador, porque ahí no basta con que el cálculo esté bien: un RFC que no está inscrito o que tiene una letra distinta, un nombre que no coincide con el registrado en el SAT o un código postal viejo de alguien que se mudó y actualizó su domicilio fiscal impiden timbrar. La guía insiste en validar los RFC de los trabajadores antes de generar los comprobantes.
Para 2026 hubo además cambios técnicos. Según coinciden KPMG México y el portal ContadorMx, el SAT publicó el 2 de diciembre de 2025 una actualización de la versión 1.2 del complemento de nómina, vigente desde el 1 de enero de 2026, con claves nuevas de percepción para días de descanso laborados y nuevas claves de deducción. El sector la conoce como revisión E. Si tu software no se actualizó, es probable que algunos comprobantes no pasen la validación.
Elegir y comprobar un PAC
El PAC es la empresa autorizada por el SAT para certificar CFDI. Puedes trabajar con uno o con varios al mismo tiempo (regla 2.7.2.7), y la autorización de cada proveedor dura dos ejercicios fiscales, así que conviene revisar que el tuyo siga vigente cada cierto tiempo.
La forma de comprobarlo es la lista oficial. El SAT publica en su portal el nombre, el RFC y el número de certificado de cada proveedor autorizado, y también los revocados, los no renovados y los que están en liquidación (regla 2.7.2.2). La consulta está en la ficha de proveedores autorizados de certificación del SAT y no requiere contraseña.
Cada PAC debe ofrecer al público una aplicación gratuita y certificar sin costo los CFDI que se generen con ella (regla 2.7.2.8). El SAT no tiene un servicio gratuito general para timbrar nómina: “Mi nómina” solo lo pueden usar en 2026 las personas físicas del antiguo régimen de incorporación fiscal que usaron “Mis cuentas” entre 2023 y 2025, y únicamente hasta el 31 de diciembre de 2026, según el transitorio Décimo de la RMF.
Un detalle que se olvida: al contratar un PAC tienes que darle por escrito tu autorización para que entregue al SAT copia de los CFDI que certifica.
Entregar el comprobante al trabajador
Timbrar no basta: hay que entregarlo. La regla 2.7.5.2 de la RMF dice que se entrega el archivo XML y, si no es posible, una representación impresa con al menos el folio fiscal, el RFC del patrón y el del trabajador. Se cumple también poniendo los comprobantes en una página o dirección electrónica a la que el trabajador tenga acceso. Como último recurso, se pueden entregar representaciones impresas cada semestre, dentro del mes siguiente a que termine, siempre que los CFDI se hayan emitido a tiempo.
El trabajador puede comprobar cualquier recibo en el verificador de CFDI del SAT con el folio fiscal y los dos RFC. Y en un juicio, el artículo 784 de la Ley Federal del Trabajo pone en el patrón la carga de probar el salario; los CFDI bien timbrados son esa prueba.
Cancelar o corregir un CFDI de nómina
Los errores pasan: un día de falta mal capturado, un bono que no correspondía, un trabajador con el RFC equivocado. La corrección tiene un orden fijo.
- Emite primero el CFDI correcto con el tipo de relación 04 (Sustitución de los CFDI previos) y el folio fiscal del comprobante que vas a sustituir.
- Después solicita la cancelación del comprobante erróneo con el motivo 01 (Comprobante emitido con errores con relación), indicando el folio del nuevo.
La nómina no necesita que el trabajador acepte la cancelación: la regla 2.7.1.35, fracción II, la exime siempre. El límite es de tiempo. El artículo 29-A del CFF permite cancelar a más tardar en el mes en que se presenta la declaración anual del ejercicio en que se emitió. Para una persona moral, cuya anual vence en marzo, los CFDI de nómina de 2026 se pueden cancelar hasta marzo de 2027; para una persona física, hasta abril.
Para la nómina de 2025 el SAT dio una facilidad única de corrección que venció el 28 de febrero de 2026, y para la nómina de 2026 todavía no hay ninguna publicada, así que no cuentes con ella al planear tus correcciones.
Qué pasa si no timbras la nómina
Las consecuencias se suman.
- Multa. No expedir o no entregar el CFDI es infracción del artículo 83, fracción VII, del Código Fiscal de la Federación. El artículo 84, fracción IV, la sanciona con multa de $22,300 a $127,530 pesos, con montos actualizados en diciembre de 2025, y con clausura de 3 a 15 días si reincides. Para personas físicas en RESICO el rango es de $1,910 a $3,800.
- Pierdes la deducción. El artículo 27, fracción V, de la Ley del ISR solo deja deducir los salarios cuando constan en comprobantes fiscales y se cumplió el artículo 99. Si una empresa con una nómina de $250,000 pesos al mes no la ampara con CFDI, pierde esa deducción; a la tasa del 30%, eso puede significar hasta $75,000 pesos de ISR adicional al mes, unos $900,000 al año. Es un cálculo simplificado, pero da idea del tamaño.
- Riesgo laboral. Sin recibos válidos, el patrón no tiene cómo probar el salario pagado en una demanda.
En subcontratación de servicios especializados hay una capa extra: el contratante debe obtener del contratista copia de los CFDI de nómina de los trabajadores que le prestaron el servicio para poder deducir. Lo explicamos en registro REPSE de servicios especializados.
Preguntas frecuentes
¿Puedo timbrar la nómina días después de pagar?
Sí, dentro del plazo de la regla 2.7.5.1: 3 días hábiles si tienes hasta 50 trabajadores, 5 si tienes de 51 a 100, 7 de 101 a 300, 9 de 301 a 500 y 11 si pasas de 500. Para la ley, la fecha de expedición sigue siendo la del pago. Fuera de esos plazos ya estarías incumpliendo la regla. Lo más seguro es timbrar el mismo día del pago o antes.
¿Tengo que timbrar el aguinaldo y el finiquito?
Sí. Todo pago de salario o concepto asociado se ampara con CFDI de nómina, incluidos el aguinaldo, la prima vacacional y el reparto de utilidades. Para los pagos por separación, como finiquitos y liquidaciones, y los que vienen de un laudo, la regla 2.7.5.1 da hasta el último día hábil del mes en que se pagan. La clasificación de cada concepto, gravado o exento, va en el complemento de nómina con su clave de percepción.
¿El trabajador tiene que aceptar la cancelación de su recibo?
No. La regla 2.7.1.35 de la RMF permite cancelar los CFDI de nómina sin aceptación del receptor. Lo que sí debes hacer es emitir primero el comprobante que sustituye al erróneo, con relación 04, y luego cancelar con el motivo 01. Si cancelas sin sustituir, el trabajador se queda sin comprobante de ese pago y su declaración anual prellenada puede salir incompleta.
¿Qué hago si el RFC de un trabajador no pasa la validación?
Pídele su constancia de situación fiscal actualizada y compara letra por letra el RFC, el nombre y el código postal. Si no la tiene, puede sacarla con su contraseña del SAT. Para plantillas grandes, la solicitud de datos de la ficha 44/CFF te devuelve los datos registrados de varios trabajadores a la vez. Si la persona nunca se inscribió en el RFC, el artículo 99 de la Ley del ISR te obliga a pedirle los datos para inscribirla.
¿Hay una multa por cada recibo no timbrado?
El artículo 84 del CFF fija un rango por la infracción, de $22,300 a $127,530 pesos, pero no dice expresamente que se aplique por cada comprobante. Cómo la determina la autoridad en una revisión depende del caso. Lo que sí está claro es que la falta de CFDI también te cuesta la deducción de esos salarios, que puede pesar más que la propia multa.
¿Sirve el portal gratuito del SAT para facturar nómina?
Para la mayoría de los patrones, no. La herramienta gratuita del SAT para emitir facturas, que explicamos en cómo facturar gratis con el SAT, no aparece en la RMF como vía para emitir nómina. El servicio “Mi nómina” solo está disponible en 2026 para personas físicas del antiguo RIF. La alternativa sin costo es la aplicación gratuita que cada PAC autorizado está obligado a ofrecer.
Las reglas de timbrado cambian con cada Resolución Miscelánea, así que esta guía recoge lo vigente en 2026 y conviene revisarla con tu contador antes del cierre del ejercicio. Para el resto de obligaciones de un negocio con empleados, desde la constitución hasta los permisos municipales, entra a nuestra guía de trámites empresariales. Y si tu equipo te pregunta por qué le salió saldo a cargo en su anual, en cálculo del ISR anual del asalariado está explicado con números.