El alta de un trabajador en el IMSS y el INFONAVIT se hace con un solo aviso en IDSE, el sistema del IMSS para patrones. Puedes presentarlo desde el día hábil anterior al ingreso y tienes como máximo cinco días hábiles después de que empieza a trabajar, aunque esté en periodo de prueba.
Contratar a la primera persona cambia la forma en que funciona un negocio. Hasta ese día, el dueño solo respondía por sí mismo; desde el primer turno del nuevo empleado, la ley le pone obligaciones con el IMSS, el INFONAVIT, el SAT y también con el FONACOT. Ninguna es complicada por separado. El problema aparece cuando se dejan para “cuando haya tiempo” y el trabajador sufre un accidente antes de estar asegurado.
Esta guía da por hecho que ya tienes registro patronal. Si todavía no, empieza por el alta patronal en el IMSS, que es el paso previo y se explica en una página aparte.
Lo que necesitas pedirle al trabajador antes de su primer día
Antes de capturar nada, junta los datos que vas a usar en el contrato, en el aviso al IMSS y en el recibo de nómina. Pedirlos desde la entrevista final ahorra vueltas:
- CURP. El Reglamento de afiliación del IMSS obliga al patrón a solicitarla, aunque si el trabajador no la entrega, eso no te libera de inscribirlo (artículo 47).
- Número de Seguridad Social (NSS). Si nunca ha trabajado con alta, puede obtener su NSS en línea con su CURP y un correo. El NSS es de por vida: si ya tuvo uno, se usa el mismo.
- RFC. La Ley del ISR te obliga a pedir los datos para inscribirlo en el RFC o, si ya está inscrito, su clave (artículo 99, fracción V). Si no lo tiene, puede sacar su RFC antes de empezar.
- Domicilio y datos personales para el contrato.
- Si tiene otro empleo en el mismo año, que te lo diga por escrito antes del primer pago, para que el subsidio para el empleo no se aplique dos veces; y, si viene de otra empresa, la constancia de retenciones de su patrón anterior (artículo 99, fracción IV).
- Si tiene crédito INFONAVIT o FONACOT, porque eso genera descuentos que vas a tener que hacer en su nómina.
El contrato por escrito y el periodo de prueba
Cuando no hay contrato colectivo, la Ley Federal del Trabajo exige que las condiciones de trabajo consten por escrito, en dos ejemplares, uno para cada parte (artículo 24). El artículo 25 enumera lo que debe llevar: nombre, CURP, RFC y domicilio de ambas partes; si la relación es por tiempo indeterminado, por obra, por temporada o de capacitación inicial; el servicio que se prestará, el lugar, la jornada, la forma y el monto del salario, el día y lugar de pago, la capacitación, los días de descanso y vacaciones, y la designación de beneficiarios para el caso de fallecimiento.
Si no firmas contrato, el trabajador no pierde ningún derecho: la ley le imputa al patrón la falta de ese escrito (artículo 26). En un juicio, eso juega en tu contra, no a tu favor.
Sobre el periodo de prueba hay una confusión que cuesta cara. La ley permite pactarlo en relaciones por tiempo indeterminado o de más de 180 días, hasta por 30 días, o 180 en puestos de dirección o labores técnicas especializadas (artículo 39-A). Pero durante ese periodo el trabajador tiene su salario, la garantía de la seguridad social y las prestaciones del puesto. Es decir: el periodo de prueba no es motivo para posponer el alta en el IMSS.
Cómo calcular el salario base de cotización
El IMSS no cotiza sobre el sueldo a secas. El salario base de cotización (SBC) se integra con lo que se paga en efectivo por cuota diaria y con las gratificaciones, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad que reciba el trabajador por su trabajo, salvo las exclusiones que fija el artículo 27 de la Ley del Seguro Social (instrumentos de trabajo, el fondo de ahorro con aportaciones iguales, la PTU, las despensas hasta el 40% de un salario mínimo diario, entre otras). Para excluirlos, deben estar registrados en tu contabilidad.
En la práctica, para un trabajador con las prestaciones mínimas de ley, el salario diario se multiplica por un factor que reparte a lo largo del año el aguinaldo y la prima vacacional:
| Concepto en el primer año | Mínimo de ley |
|---|---|
| Aguinaldo | 15 días de salario |
| Vacaciones | 12 días |
| Prima vacacional | 25% sobre los días de vacaciones (3 días de salario) |
| Factor de integración | (365 + 15 + 3) ÷ 365 = 1.0493 |
| Límite inferior del SBC | Salario mínimo: $315.04 diarios en 2026 ($440.87 en la zona libre de la frontera norte) |
| Límite superior del SBC | 25 UMA: $2,932.75 diarios en 2026 |
El factor sube con la antigüedad, porque los días de vacaciones aumentan cada año. Las reglas completas están en nuestra guía de la reforma de vacaciones dignas, y el cálculo del aguinaldo, en la de aguinaldo. Si das prestaciones por encima de la ley, como 30 días de aguinaldo, o despensas que rebasan el límite, el SBC es mayor.
Ejemplo: Hilda contrata a su primer ayudante
Hilda tiene una cocina económica en Morelia y contrata a Jacinto como ayudante de cocina por $9,600 al mes, con las prestaciones mínimas. Jacinto empieza a trabajar un lunes.
- Salario diario: $9,600 ÷ 30 = $320. Está por encima del salario mínimo general de $315.04, así que es válido como base.
- SBC: $320 × 1.0493 = $335.78 diarios. Esa es la cifra que Hilda captura en el aviso de alta.
- Plazo: puede presentar el alta desde el viernes anterior (día hábil previo al ingreso) y, como máximo, dentro de los cinco días hábiles siguientes al lunes en que Jacinto empieza.
- Al segundo año, con 14 días de vacaciones, el factor pasa a (365 + 15 + 3.5) ÷ 365 = 1.0507 y el SBC, si el sueldo no cambia, a $336.22. Hilda tendrá que comunicar esa modificación de salario.
Si Hilda presenta el alta el viernes anterior, Jacinto queda protegido desde su primer día en la cocina. Si la deja para el quinto día hábil y él se quema el martes, el accidente ocurrió dentro del plazo legal, pero Hilda queda expuesta a que el IMSS le finque el costo de la atención, como se explica más abajo.
Paso a paso del alta en IDSE
IDSE (IMSS Desde Su Empresa) es el sistema del IMSS para presentar los movimientos de afiliación: altas, bajas y modificaciones de salario. Para entrar por primera vez, el IMSS pide contar con un certificado digital y su llave privada; la página de IDSE del IMSS explica cómo tramitarlo y los requisitos técnicos del equipo.
- Entra a IDSE con tu certificado y elige el registro patronal en el que vas a dar de alta al trabajador.
- Elige presentar un movimiento afiliatorio de alta.
- Captura los datos del trabajador (NSS, CURP y nombre), su salario base de cotización y la fecha de inicio de la relación laboral.
- Envía el movimiento y descarga el acuse. Guárdalo: es tu prueba de que cumpliste en tiempo.
- Comparte con el trabajador la fecha de su alta, para que pueda comprobar en su constancia de semanas cotizadas que aparece.
El Reglamento permite presentar el aviso el día hábil anterior al inicio de la relación laboral; las semanas cuentan desde la fecha de inicio que señales (artículo 45). Si en una sola exhibición presentas cinco o más movimientos, tienen que ir por medios electrónicos, no en papel (artículo 46).
INFONAVIT: el mismo aviso, otra obligación de pago
No hay que hacer un trámite separado de alta en el INFONAVIT: la Ley del INFONAVIT permite que los avisos se den a través del IMSS por convenio entre ambos institutos (artículo 31), y en la práctica el alta en IDSE inscribe al trabajador en los dos.
Lo que sí cambia es lo que pagas. Por cada trabajador aportas el 5% de su salario al Fondo Nacional de la Vivienda (artículo 29), que se entera junto con las cuotas del IMSS cada mes, a más tardar el día 17. Con cinco o más trabajadores, el cálculo y el pago se hacen obligatoriamente con el Sistema Único de Autodeterminación (SUA).
Si el trabajador ya tiene un crédito INFONAVIT, el instituto te enviará el aviso de retención y desde entonces tienes que descontarle la mensualidad y enterarla (artículo 29, fracción III). Ese descuento no se suspende aunque el trabajador esté incapacitado. Si después deja la empresa, el trabajador puede seguir pagando su crédito sin descuento por nómina.
SAT y FONACOT: lo que se olvida al contratar
Del lado fiscal, la Ley del ISR (artículo 99) te obliga a retener el impuesto de cada pago con la tarifa del artículo 96, a emitir un comprobante fiscal de nómina (CFDI) en la fecha de cada pago, a calcular el impuesto anual de tus trabajadores y a cerciorarte de que estén inscritos en el RFC. El CFDI de nómina sirve, además, como recibo de pago para efectos laborales.
Con el FONACOT pasa algo distinto: no es un descuento, es una afiliación. La Ley Federal del Trabajo exige afiliar el centro de trabajo al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores para que el personal pueda pedir sus créditos, y la afiliación es gratuita para el patrón (artículo 132, fracción XXVI Bis). No cumplirla se sanciona con 50 a 1,500 UMA (artículo 994, fracción III), es decir, de $5,865.50 a $175,965 con la UMA de 2026. Cómo funcionan esos créditos para tu personal lo explicamos en la guía para solicitar un crédito FONACOT.
Checklist con plazos
| Obligación | Plazo | Fundamento |
|---|---|---|
| Contrato por escrito, dos ejemplares | Al iniciar la relación | LFT 24 y 25 |
| Alta en el IMSS (y en el INFONAVIT) | Desde el día hábil anterior y hasta 5 días hábiles después del ingreso | LSS 15 fr. I; Reglamento de afiliación 45 |
| Datos para el RFC del trabajador | Antes de inscribirlo o del primer pago | LISR 99 fr. V |
| Constancia del patrón anterior | A más tardar el mes siguiente al inicio | LISR 99 fr. IV |
| CFDI de nómina | En cada pago | LISR 99 fr. III |
| Cuotas IMSS y aportación de vivienda | Mensual, a más tardar el día 17 | LSS 39; LINFONAVIT 35 |
| Modificación de salario | Hasta 5 días hábiles después del cambio | LSS 15 fr. I |
| Afiliación del centro de trabajo al FONACOT | Desde que tienes trabajadores | LFT 132 fr. XXVI Bis |
¿Qué pasa si no das de alta a tiempo?
La consecuencia más grave no es la multa. Si el trabajador sufre un riesgo de trabajo antes de estar inscrito, el IMSS lo atiende, pero le cobra al patrón el costo de lo que otorgue mediante capitales constitutivos (artículo 77 de la Ley del Seguro Social). En un accidente con incapacidad permanente, esa cuenta puede superar con mucho todo lo que habrías pagado de cuotas en años. El mismo artículo prevé que, aun dando el aviso dentro de los cinco días, si el siniestro ocurre antes de presentarlo, el patrón responde por esos capitales.
Además, no inscribir a un trabajador o hacerlo fuera de plazo se sanciona con multas de 20 a 350 UMA (artículos 304 A y 304 B), de $2,346.20 a $41,058.50 con la UMA de 2026. El artículo 304 C prevé que no se imponga multa cuando el patrón cumple de forma espontánea, antes de que la autoridad lo descubra. Si te atrasaste, corrige cuanto antes.
Para el trabajador, la falta de alta significa que no tiene servicio médico, no acumula semanas para su pensión ni ahorro para vivienda, y no puede cobrar incapacidades. Puede denunciarlo, y la omisión pesa en cualquier juicio laboral.
Preguntas frecuentes
¿Puedo dar de alta al trabajador después del periodo de prueba?
No. La Ley Federal del Trabajo dice expresamente que durante el periodo de prueba el trabajador disfruta de la garantía de la seguridad social, así que el alta en el IMSS corre desde su primer día, con el mismo plazo de cinco días hábiles de cualquier contratación. Esperar a que “pase la prueba” deja al trabajador sin cobertura y a ti expuesto a capitales constitutivos si hay un accidente.
¿Tengo que dar de alta por separado al trabajador en el INFONAVIT?
No. El aviso de alta que presentas en IDSE ante el IMSS sirve también para el INFONAVIT, por el convenio entre ambos institutos que prevé la Ley del INFONAVIT. Lo que no se unifica es tu responsabilidad: tienes que pagar cada mes la aportación del 5% para vivienda y, si el trabajador tiene crédito, hacer los descuentos que te notifique el instituto.
¿Con qué salario lo doy de alta si gana por comisiones?
Con el salario base de cotización que resulte de sumar la parte fija y las variables, conforme a los artículos 27 a 30 de la Ley del Seguro Social, sin bajar del salario mínimo ni pasar de 25 UMA diarias. Cuando hay percepciones variables que no se conocen de antemano, la ley manda sumar lo pagado en los dos meses anteriores y dividirlo entre los días de salario devengado (artículo 30), y el resultado se comunica como modificación. Con comisiones o bonos, conviene que un contador revise el cálculo la primera vez.
¿Necesito contador para dar de alta a mi primer empleado?
La ley no lo exige. Con el registro patronal, el certificado para IDSE y los datos del trabajador, el alta la puedes hacer tú. Donde un contador sí ahorra problemas es en el cálculo mensual de cuotas, la retención del ISR y la emisión de los CFDI de nómina, porque un error que se repite cada quincena se acumula y genera diferencias, recargos y actualizaciones que el IMSS o el SAT te cobrarán después.
¿Qué pasa con una trabajadora del hogar?
Tiene su propio régimen. Desde la reforma, las personas trabajadoras del hogar deben estar aseguradas en el IMSS, pero el trámite y la forma de pago son distintos a los de una empresa: se hace con un esquema específico para personas empleadoras del hogar. Lo explicamos en la guía de trabajadoras del hogar: derechos y alta en el IMSS.
Dar de alta a un trabajador es la parte corta; cumplir cada mes es la larga. Si estás empezando, en nuestra sección de trámites empresariales tienes, en orden, el registro de tu negocio ante el SAT, el IMSS y el resto de autoridades. Y para revisar que el sueldo que ofreces cumple con la ley, consulta el salario mínimo vigente, que también marca el piso del SBC.